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„Für Hausfrauen und Manager!“ – Die Kunst der Management Summary

Die perfekte Management Summary bildet nicht nur für besagtes Management eine gute Entscheidungsgrundlage, sie erleichtert uns auch den Alltag ungemein! Wie sie am besten gelingt und was die Redewendung “Für Hausfrauen und Manager” damit zu tun hat? 5 Tipps für die perfekte Management Summary!

Management Summary, kann doch jeder!? 

Weil es eben doch nicht so trivial ist, komplexe Sachverhalte entscheidungstauglich aufzubereiten und mir der eine oder andere Trick da schon mal gut genützt hat! 

Immer wieder bin ich mit seitenweisen Ausführungen von Kollegen und externen Beratern konfrontiert, in denen eine – in meiner Erwartungshaltung – einfache Fragestellung zur Raketenwissenschaft erhoben und über fünf Seiten ausgeführt wird. Oder mit gefühlt 1000 Emails, aus welchen ich mir dann den Sachverhalt und mögliche Fragestellungen zusammensuchen darf. 

Es gibt unzählige Situationen in unserem beruflichen Alltag, in dem eine gute Management Summary von uns erwartet oder auch gefordert wird. Sie zu schreiben ist keine Hexerei – wenn man ein paar Dinge beherzigt:

“Für Hausfrauen und Manager” – Zusammengefasst und leicht verständlich?

Die Redewendung ist – zugegeben – durchaus provokant, wissen wir doch, dass man erstere in keinem Fall unterschätzen sollte! Was hat es also mit der sprachlichen Paarung auf sich, die ich euch hier als Trick für die perfekte Management Summary ans Herz lege? – Die Gemeinsamkeit der beiden ist, dass sie in keinem Fall so tief im  jeweiligen Thema sind wie wir. Und da haken wir ein!

Man sagt uns Hausfrauen ja nach, dass Kinder und Haushalt uns derart vereinnahmen, dass es manchmal etwas schwierig ist, uns komplexe Themen zu vermitteln (Stichwort: Stilldemenz – und ja, ich darf das hier schreiben, da ich selbst Teilzeit-Hausfrau bin!) Wer kennts nicht: Erklärt man Oma das Prinzip Email, geht man wohl auch lieber nicht zu sehr ins technische Detail um Oma nicht komplett zu verwirren; wie Mails geöffnet, getippt und versendet werden, erklärt man hingegen lieber ein wenig genauer, damit es auch wirklich verstanden wird.

Wie wäre es, das Prinzip “Ich erkläre Oma (also der “Hausfrau”) den Computer” auf unsere tägliche Praxis umzulegen? Heißt: So detailliert wie nötig und so einfach wie möglich!

Gerade wir Juristen sind ja oft ganz schön in der Bredouille, wenn uns ein komplexer Sachverhalt präsentiert wird. Sachverhaltsdarstellung – mords genau! Dann gibts gefühlt 1000 verschiedene Lösungswege und Eventualitäten und eigentlich wissen wir ja alle, dass wir mit Sicherheit schon mal gar nichts sagen können! Und das wird dann auch noch kurz und einfach lesbar gefordert? 

Geht nicht? – geht doch!

5 Tipps für die perfekte Management Summary! 

Worauf kommt es bei der perfekten Management Summary an? 

1. Soviele Details wie nötig und keines mehr!

Eigentlich hatte ich mit Punkt 2 zu schreiben begonnen, wichtiger und quasi als Credo über den anderen Tipps schwebend gilt: Verliert euch nicht im Detail! Beim Schreiben empfiehlt es sich, sich quasi ständig die Frage stellen: Ist diese Information für die Entscheidungsfindung tatsächlich notwendig? (Oder anders gesagt: Braucht die Hausfrau diese Info, um mit ihren Freundinnen Emails schreiben zu können?)

Das gilt auch für die rechtliche Analyse: Diese findet üblicherweise vor Erstellung der Management Summary statt und würde die Entscheidungsträger wohl nur unnötig verwirren. Rechtliche Würdigung, das Abwägen einzelner Rechtslehren oder die Besprechung von Urteilen ist lediglich wichtig für uns, um die Entscheidungsgrundlage zu bilden und konkrete Lösungsvorschläge unterbreiten zu können.

2. Information

Kommunikation ist das halbe Leben! … und Information dann vermutlich die andere Hälfte! – zumindest im Berufsleben. Es ist für ein effizientes Arbeiten immens wichtig, den Informationsstand des Gegenübers zu kennen oder zumindest ein gemeinsames Informationslevel herzustellen, ansonsten ein effizientes Arbeiten nicht möglich sein wird. 

Daher ist es unerlässlich einen klaren Sachverhalt oder eine klare Problemdarstellung vorwegzustellen. 

Aber vorsicht: auch hier gilt Tipp Nummer 1 – nicht im Detail verlieren!

3. Klare Struktur

Komplexe Problemstellungen brauchen eine klare Struktur! Die Lösung kann noch so richtig sein, keiner wird sie nachvollziehen können, wenn sie konfus erörtert wird. 

Ich persönlich tendiere auch dazu, erstmal frisch von der Seele drauflos zu schreiben – nur um im Schreiben durchaus plötzlich neue Lösungswege und Ideen zu entwickeln. Das Schreiben kann einen Denkprozess durchaus positiv beeinflussen – wichtig für den Leser ist am Ende jedoch die Nachvollziehbarkeit und diese wird durch eine klare Strukturierung unterstützt!

Als Hilfestellung bei der Erarbeitung der Struktur kann beispielsweise tatsächlich das längst hinter uns gelassene Falllösungsschema Zivilrecht aus Unizeiten bieten. „Wer will was von wem woraus?“ also ich würde behaupten damit hat man zumindest die Problemstellung schon knackig und konsistent formulier! Wenn nicht das „woraus“ sogar quasi in den Lösungsteil überleitet. 

Bei komplexeren Sachverhalten hat es sich zudem bewährt, die Situation mal grafisch darzustellen. Kennen wir doch auch irgendwie von der Uni, oder? Ehrlich, das ist mir erst beim Schreiben dieses Textes bewusst geworden – sagenhaft! 

4. Lösungen

Es klingt so simpel und ist doch so schwer! Die gute Management Summary enthält natürlich eine klare Handlungsempfehlung! 

„Geht nicht! – gibt’s nicht!“ ist unser Motto. Ich würde wohl keinem Manager – und übrigens auch keiner Hausfrau – ein simples : „… Ist leider nicht möglich!“ vor die Füße knallen. Unsere Aufgabe ist es, Lösungen zu finden! Ihr meint, das sei ohnehin selbstverständlich? Aus der täglichen Praxis kann ich sagen, dass hier oftmals der Hund begraben liegt :

Wer wurde nicht schon öfter mit Anfragen oder Stellungnahmen konfrontiert, die seitenweise das Problem erörtern und keinerlei Lösungsvorschlag erkennen lassen? Mails, nach deren Lektüre man sich die Frage stellt :Was soll ich jetzt damit?“

Stolperstein kann aber auch das genaue Gegenteil sein, nämlich ein zuviel an Lösungsmöglichkeiten . Bekanntlich führen ja viele Wege nach Rom und gerade in der Juristerei ist auch nicht immer alles so schwarz/weiß wie man annehmen würde. Das Erörtern verschiedener (realistischer) Lösungsansätze hat daher durchaus seine Berechtigung, ich empfehle jedoch, sich schlussendlich für einen bevorzugten Weg auszusprechen. Der entscheidende Manager wird darüber dankbar sei. 

5. Fazit

Es hat sich bewährt, am Ende der Management Summary, den Inhalt derselben noch,al in knappen Worten zusammenzufassen. Ist die Management Summary per se schon ein kurzer Text, fasst das Fazit die wichtigsten Punkte daraus noch einmal kurz zusammen. Am wichtigsten finde ich persönlich beim Fazit, klar den präferierten Lösungsweg nochmal deutlich hervorzuheben. 

Durch ein klares Fazit in der Management Summary ist gewährleistet, dass auch dem gestresste Manager die wichtigsten Informationselemente zur Kenntnis gelangen.

Long Story Short

Die sorgfältig formulierte Management Summary ist ein durchaus wertvolles Tool für unsere tägliche Praxis. Beherzigt man die vorstehenden 5 Tipps, ermöglicht sie uns, den Entscheidungsträgern auch komplexe Sachverhalte und Lösungen in adäquaten Portionen zu vermitteln. Ausserdem – der Aspekt ist offen gesagt ja auch nicht zu vernachlässigen – können wir unsere Arbeit dadurch auch effizienter zu gestalten, da erfahrungsgemäß weniger Rückfragen erfolgen und die Management Summary zudem als Zusammenfassung der Sache für die Zukunft dient. Win- Win würde ich sagen!

Sie haben noch weitere Tipps, was man beim Formulieren der Management Summary beachten könnte? Teilen Sie uns diese doch als Kommentar mit!

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